Dodawanie i poprawianie obecności pracownika

Kiedy użyć ręcznej obecności#

Ręczny zapis przydaje się, gdy pracownik nie uruchomił licznika, a godziny zostały ustalone i sprawdzone przez osobę zarządzającą. Edycja służy do poprawienia istniejącego zapisu. Obie operacje zmieniają ewidencję i wynik raportów, dlatego przed zapisem sprawdź datę, osobę oraz rzeczywiste godziny.

Nie dodawaj sesji tylko dlatego, że istnieje zmiana w Grafiku. Najpierw ustal, czy praca faktycznie się odbyła. Jeśli zapis już istnieje, popraw go zamiast tworzyć kolejną sesję z tymi samymi godzinami.

Dodaj brakującą obecność#

1. Otwórz „Obecność” albo kliknij pracownika na liście zespołu.
2. Sprawdź nazwisko oraz miesiąc w historii pracownika.
3. Kliknij „Dodaj obecność”. Możesz również wybrać pusty dzień w kalendarzu.
4. Wskaż oddział lub „Bez oddziału”.
5. Uzupełnij pola „Rozpoczęcie” i „Zakończenie”, podając zarówno datę, jak i godzinę.
6. Jeśli potrzebujesz, dopisz adres rozpoczęcia i zakończenia oraz notatki.
7. Wybierz „Zapisz obecność”. Następnie otwórz dzień i sprawdź nową sesję oraz sumę czasu.

Popraw istniejącą sesję#

Wybierz dzień zawierający zapis i otwórz edycję odpowiedniej sesji. Popraw godziny lub opis, a następnie zapisz. Jeśli pracownik ma tego dnia kilka wpisów, porównaj godzinę rozpoczęcia każdego z nich. Sama zgodność daty nie wystarcza do rozpoznania właściwej sesji.

Formularz używa strefy Europe/Warsaw. Przy zmianie przechodzącej przez północ zakończenie musi mieć następny dzień, a nie wcześniejszą godzinę tego samego dnia. Zakończenie musi być późniejsze od rozpoczęcia.

Co sprawdzić po zmianie#

• Czy dzień i godziny zgadzają się z ustaleniami?
• Czy w tym samym czasie nie istnieje drugi, przypadkowo dodany zapis?
• Czy adres i notatka dotyczą tej samej sesji?
• Czy zmiana wpływa na raport, który został już przekazany do księgowości? W takim przypadku przygotuj poprawioną wersję raportu.
• Czy automatycznie zakończona sesja wymagała tylko potwierdzenia, czy rzeczywistej korekty? Samo otwarcie szczegółów nie potwierdza godzin.

Dostęp i ograniczenia#

Dodawanie i edycja sesji są funkcjami kadry w aktywnej ewidencji czasu. Usuwanie odbytej sesji ma węższy zakres: wykonują je administrator i kierownik. Tryb wsparcia nie pozwala na edycję i zatwierdzanie sesji. Jeśli operacja została odrzucona, przeczytaj komunikat przed ponowieniem.

Przykład zmiany nocnej#

Jeżeli praca zaczęła się w poniedziałek o 22:00 i skończyła we wtorek o 06:00, podaj poniedziałkową datę rozpoczęcia oraz wtorkową datę zakończenia. Nie wpisuj obu godzin pod poniedziałkiem, bo zakończenie wypadnie przed początkiem. Tę samą zasadę zastosuj przy korekcie istniejącej sesji.

Po zapisie przejrzyj szczegóły dnia oraz raport za potrzebny zakres. Jeśli raport obejmuje tylko fragment okresu, wynik nie musi być równy pełnej długości sesji przechodzącej przez jego granicę.