Wysyłanie godzin pracowników e-mailem

Zanim wyślesz#

Wysyłka raportu jest funkcją Raportów Pro dla kadry zarządzającej. Przygotuj adres odbiorcy i ustal, jakiego zakresu potrzebuje, na przykład konkretnego miesiąca lub wybranych dni. Odbiorca nie musi być wybierany z listy pracowników: wpisujesz jego adres e-mail.

Raport trafia do wskazanego adresu jako wiadomość z załącznikami. Dlatego sprawdź adres, osoby oraz zakres przed wysłaniem. Wysłanego e-maila nie można cofnąć przez późniejszą edycję godzin w panelu.

Przygotuj wiadomość i załączniki#

1. Na Pulpicie lub w Obecności wybierz „Wyślij PDF · Pro”.
2. W oknie „Wyślij godziny pracowników” wpisz „Adres e-mail odbiorcy”.
3. Ustaw „Zakres od” oraz „Zakres do”. Maksymalny obsługiwany zakres wysyłki wynosi 366 dni.
4. Opcjonalnie wpisz wiadomość wyjaśniającą zawartość zestawienia.
5. W części „Format raportu” wybierz PDF, Excel lub oba formaty. Musi pozostać zaznaczony przynajmniej jeden.
6. W części „Pracownicy” wybierz osoby. Użyj wyszukiwania oraz „Zaznacz wszystkich” lub „Odznacz wszystkich”, jeśli to potrzebne.
7. Sprawdź licznik wybranych pracowników i adres odbiorcy.
8. Wybierz „Wyślij raport” i zaczekaj na potwierdzenie wyniku.

Co obejmuje wybór osób#

Wyszukiwanie pomaga znaleźć osobę, ale o zawartości raportu decydują zaznaczenia. Nie zakładaj, że samo wpisanie nazwiska automatycznie odznacza resztę zespołu. Licznik nad listą pokazuje, ile osób wybrano.

Na telefonie części „Raport” i „Pracownicy” mogą być osobnymi zakładkami formularza. Przejście do listy osób nie wysyła wiadomości. Operację kończy przycisk „Wyślij raport”.

Potwierdzenie i problemy#

Panel potwierdza skuteczną wysyłkę komunikatem z adresem. Jeżeli odbiorca nie widzi wiadomości, najpierw sprawdź pisownię i folder spam. Przy błędzie usługi odczytaj informację w formularzu i nie zakładaj, że operacja się powiodła.

Działa ograniczenie 10 wysyłek raportu na godzinę dla użytkownika w firmie. Po jego osiągnięciu poczekaj zgodnie z komunikatem. Nie omijaj limitu przez tworzenie nowych kont. W trybie wsparcia technicznego wysyłka raportu jest zablokowana.

Po zmianach w ewidencji#

Raport przedstawia dane z momentu przygotowania. Jeśli poprawisz godziny po wysyłce, przygotuj i wyślij nową wersję z krótką informacją o korekcie. To ułatwia księgowości wybór właściwego załącznika i zapobiega pracy na różnych wersjach tego samego okresu.

Zakres dat i zakres osób#

Wysłanie raportu za kilka miesięcy jest możliwe w dozwolonym limicie dat, ale przy większej liczbie korekt wygodniej najpierw sprawdzić każdy miesiąc w Obecności. Suma wybranej części okresu nie musi odpowiadać miesięcznemu kafelkowi na Pulpicie.

Ustawienie filtrów w widoku sesji pomaga przygotować zakres, lecz lista zaznaczonych pracowników w formularzu pozostaje ostatecznym wyborem. Jeśli raport ma dotyczyć tylko kilku osób, odznacz pozostałe i sprawdź licznik jeszcze przed wysyłką.