Tworzenie i edycja checklisty

Szablon i codzienne wykonanie#

Checklista w panelu jest szablonem obowiązków. Definiujesz w niej treść, dni realizacji i odbiorców. Osobno sprawdzasz, które zadania zostały wykonane dzisiaj. Utworzenie szablonu nie oznacza zaznaczenia obowiązków jako gotowych.

Wybierz krótką nazwę opisującą procedurę, na przykład zamknięcie lokalu. Każdy obowiązek powinien określać jedną rzecz do zrobienia, aby pracownik wiedział, co potwierdza. Nie mieszaj w jednym punkcie kilku niezależnych kontroli.

Dodaj checklistę#

1. Otwórz „Checklisty / listy zadań”.
2. Wybierz „Dodaj checklistę”.
3. W części „Ustawienia checklisty” wpisz nazwę, opcjonalny opis i wybierz oddział albo „Wszystkie oddziały”.
4. Zaznacz „Dni realizacji”. Bez wybranego dnia przycisk utworzenia pozostaje niedostępny.
5. W części „Obowiązki” wpisz zadania. Kolejne dodawaj przez „Dodaj obowiązek”.
6. Przy każdym punkcie określ, czy jest „Wymagany”. Przycisk z krzyżykiem usuwa konkretny obowiązek z formularza.
7. W części „Przypisani pracownicy” wybierz osoby lub pozostaw brak zaznaczenia dla wszystkich pracowników danego oddziału.
8. Wybierz „Utwórz checklistę” i sprawdź szablon na liście.

Odbiorcy mają znaczenie#

Wybranie konkretnych osób ogranicza listę do tych przypisań. Brak zaznaczenia nie oznacza pustej listy odbiorców: oznacza wszystkich pracowników odpowiedniego oddziału. Sprawdź tę zasadę, zanim zapiszesz procedurę przeznaczoną tylko dla jednej osoby.

Na małym ekranie części formularza mogą być osobnymi zakładkami „Ustawienia”, „Obowiązki” i „Osoby”. Samo przejście między nimi nie zapisuje szablonu. Użyj końcowego przycisku i poczekaj na wynik.

Zmień istniejący szablon#

Kliknij nazwę checklisty na liście szablonów. W edycji można poprawić treść, dni i odbiorców oraz zmienić pole „Szablon aktywny”. Zatwierdź przez „Zapisz checklistę”. Jeżeli chcesz wstrzymać wykonywanie procedury, rozważ wyłączenie szablonu zamiast trwałego usuwania.

Po zmianach sprawdź widok dzisiejszych zadań i prawidłowy oddział. Gdy przy tworzeniu pojawi się ograniczenie dostępnego zakresu, odczytaj komunikat i sprawdź moduł firmy.

Przykład właściwego przypisania#

Procedura zamknięcia lokalu może działać od poniedziałku do soboty w jednym oddziale. Jeżeli dotyczy wszystkich osób w tym miejscu, pozostaw listę pracowników bez zaznaczeń. Gdy za procedurę odpowiadają tylko wyznaczone osoby, zaznacz je w części Osoby i sprawdź licznik wybranych.

Nie ustawiaj „Wszystkie oddziały” przypadkowo przy procedurze dotyczącej jednego lokalu. Zanim zakończysz, odczytaj nazwę miejsca oraz dni realizacji jeszcze raz. W ten sposób ograniczysz liczbę zadań pojawiających się niewłaściwym osobom.