Dodawanie pracownika i wysłanie zaproszenia

Co przygotować#

Potrzebujesz imienia i nazwiska, prawidłowego adresu e-mail i informacji o oddziałach. Pracownik sam ustawia hasło przez link aktywacyjny. Nie przekazuj jednego wspólnego konta kilku osobom: ich sesje, urlopy, wiadomości i zadania powinny być przypisane do właściwej osoby.

Przed dodaniem sprawdź wyszukiwarką, czy pracownik nie ma już profilu w firmie. Jeśli konto istnieje, ale osoba utraciła dostęp, korzystaj z ponownego zaproszenia lub procedury odzyskiwania dostępu. Tworzenie duplikatu utrudnia późniejsze zestawienie godzin.

Dodaj profil#

1. Przejdź do „Pracownicy” i wybierz „Dodaj pracownika”.
2. W części „Dane podstawowe” wpisz imię i nazwisko oraz adres e-mail. Administrator może wybrać rolę i stanowisko.
3. W razie potrzeby wybierz „Kolor pól w grafiku”. Kolor pomaga rozpoznać pracownika i jego zmiany, nie zmienia uprawnień.
4. W części „Dostęp i oddziały” zaznacz miejsca, do których osoba należy. Można wybrać kilka oddziałów.
5. W części „Zatrudnienie i rozliczenia” wybierz sposób rozliczenia, rodzaj umowy oraz dzienny wymiar godzin. Uzupełnij stawkę lub pensję, jeśli firma korzysta z tych danych.
6. Dla umowy o pracę sprawdź limit urlopu. Dla umowy zlecenia zamiast puli urlopowej obowiązują prośby o wolne.
7. Sprawdź adres e-mail i wybierz „Dodaj pracownika”. Zaczekaj na wynik operacji.

Co dzieje się po utworzeniu#

Do pracownika trafia wiadomość z linkiem aktywacyjnym. Na liście może być widoczny status „Oczekuje przyjęcia”. Z menu opcji przy osobie można wybrać „Wyślij zaproszenie ponownie”; nowa wiadomość zawiera zaproszenie ważne przez 72 godziny.

Brak przypisania do oddziału jest dozwolony, ale wpływa na widoczność kanałów oddziałowych. Zaznacz oddziały świadomie. Samo wpisanie nazwy miejsca jako stanowiska nie tworzy członkostwa w oddziale.

Najczęstsze przeszkody#

• Nieaktywny przycisk dodawania może oznaczać osiągnięty limit kont w planie. Sprawdź komunikat nad listą.
• Kierownik i grafik nie nadają roli administratora. Odpowiednie pola mogą być niedostępne.
• Jeżeli system zgłasza problem z wysyłką e-mail, przeczytaj cały komunikat i sprawdź wynik na liście przed ponowną próbą.
• Gdy zaproszenie nie dociera, potwierdź pisownię adresu i poproś pracownika o sprawdzenie spamu. Nie podawaj jego danych logowania na czacie zespołu.

Kontrola zaproszenia po zapisie#

Po dodaniu wróć do listy i sprawdź nazwisko, e-mail oraz status. Jeżeli podałeś niewłaściwy adres, wyjaśnij to przed kolejną wysyłką zaproszenia. Pracownik powinien aktywować swoje konto i samodzielnie ustawić hasło; nie potrzebujesz znać tego hasła, aby planować jego zmiany lub przeglądać godziny.

Przy zatrudnieniu osoby w kilku oddziałach zaznacz wszystkie rzeczywiste miejsca. To ważniejsze niż wybór atrakcyjnego koloru w grafiku: od członkostwa zależy dostęp do kanałów oddziałowych. Kolor można poprawić później bez tworzenia nowego profilu.