Regulamin usługi ClockIt B2B
Wersja 2026-10-26-B2B-04.
1 Strony i zakres regulaminu
Usługodawcą, dalej Operatorem, jest Patryk Pławski, NIP 5842854283, ul. Hołdu Pruskiego 4/1, 80-321
Gdańsk, e-mail: kontakt@clockit.pl. Klientem jest przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna
zawierająca umowę w związku z własną działalnością zawodową lub gospodarczą, zidentyfikowana w
elektronicznym zamówieniu. ClockIt jest oferowany w modelu B2B na rynku polskim. Nie jest oferowany
do prywatnego użytku konsumenckiego. Osoba dokonująca zamówienia zapewnia, że jest uprawniona
do reprezentacji Klienta.
Regulamin określa warunki udostępniania aplikacji, panelu i zamówionych modułów. Dokument 03
określa wymagania techniczne, dokumenty 04-08 zasady powierzenia i ochrony danych, dokument 10
zasady GPS Pro, dokument 11 pamięć urządzenia, a dokument 13 ceny i zawieranie zamówień. Polityka
prywatności oraz informacja o kontaktach biznesowych wyjaśniają własne przetwarzanie przez
Operatora. Dokument 09 zawiera informację Operatora dla użytkowników kont firmowych.
Indywidualne warunki przyjęte wyraźnie przez obie strony mają pierwszeństwo w zakresie, którego
dotyczą. Umowa powierzenia ma pierwszeństwo w kwestiach przetwarzania danych. Bezwzględnie
obowiązujące przepisy, w tym ochrona przyznana określonym osobom fizycznym zawierającym umowę
związaną z działalnością, pozostają zachowane; sam NIP nie wyłącza takiej ochrony.
2 Usługa i obowiązki stron
Operator udostępnia funkcje objęte przyjętym zamówieniem, utrzymuje usługę z należytą starannością i
udziela pomocy na kontakt@clockit.pl. Zakres zależy od pakietu, liczby miejsc, uprawnień i używanej
wersji. Materiały zapowiadające przyszłe funkcje nie włączają ich automatycznie do umowy. ClockIt
wspiera ewidencję i organizację pracy; nie zastępuje oceny kadrowej, prawnej i księgowej ani
wymaganego prawem archiwum Klienta.
Przez czas umowy Klient i jego uprawnieni użytkownicy otrzymują niewyłączne uprawnienie do
korzystania z udostępnionych aplikacji i panelu w zamówionym zakresie na potrzeby własnej organizacji,
w tym instalacji aplikacji na zgodnych urządzeniach. Umowa nie przenosi praw do oprogramowania lub
kodu ani uprawnienia do odsprzedaży dostępu innym organizacjom. Prawa do treści wprowadzanych
przez Klienta pozostają przy ich uprawnionych podmiotach; Operator korzysta z nich tylko w zakresie
potrzebnym do wykonania umowy i zgodnych instrukcji, z zachowaniem przepisów bezwzględnie
obowiązujących.
Klient odpowiada za zgodne z prawem wprowadzenie narzędzia w swojej organizacji, poprawność
danych, podstawy przetwarzania, informowanie osób, przyznanie i odbieranie ról oraz kontrolę raportów.
Szacunki wynagrodzeń, automatyczne zakończenia i potwierdzenia odczytu wymagają oceny przez
uprawnioną osobę. Odczyt komunikatu ani skan dokumentu nie zastępują formy prawnej wymaganej dla
danej czynności.
Zabronione jest naruszanie praw innych osób, wprowadzanie treści bezprawnych, złośliwego
oprogramowania, obchodzenie kontroli dostępu, udostępnianie wspólnego hasła i zakłócanie
infrastruktury. Klient nie tworzy nieujawnionego monitoringu i nie wprowadza zbędnych danych
szczególnych kategorii. Ograniczenia Klienta nie zwalniają Operatora z jego własnych obowiązków.
3 Zawarcie umowy i okres próbny
Umowa jest zawierana elektronicznie po zaakceptowaniu dokumentów i otrzymaniu przez Klienta
potwierdzenia przyjęcia zamówienia przez Operatora. Potwierdzenie identyfikuje strony, osobę
reprezentującą, zakres, cenę lub bezpłatność, okres, wersje dokumentów i czas akceptacji. Klient
otrzymuje treść pozwalającą na zapisanie i odtworzenie warunków. Szczegółowy przebieg i dane zapisu
określa dokument 13.
Bezpłatny test trwa standardowo 30 kolejnych dni od aktywacji firmy. Ważny specjalny kod
zaproszenia przyjęty podczas rejestracji daje łącznie 45 kolejnych dni od aktywacji firmy. Okres 45
dni zastępuje okres 30 dni, a nie dodaje się do niego. Zwykłe zaproszenie pracownika do konta ani termin
ważności jego linku aktywacyjnego nie zmieniają długości testu organizacji. Potwierdzenie wskazuje datę
końca i dostępny zakres. Kod nie sumuje się z innymi okresami i nie służy do wielokrotnego odnawiania
testu tej samej organizacji. Test nie wymaga późniejszego zakupu i nie przechodzi samoczynnie w płatny
abonament. Klient może zakończyć test w każdym czasie.
Płatna usługa wymaga osobnego przyjęcia zamówienia z pełną ceną, zakresem, odnawianiem i
zasadami rezygnacji. Po zakończeniu testu bez takiego zamówienia nie powstają nowe opłaty. Dostęp
użytkowy wygasa, a Klient zachowuje prawo odbioru i usunięcia danych na zasadach dokumentu 08.
4 Konta i bezpieczeństwo użytkownika
Konta są imienne i przypisane do organizacji. Klient chroni skrzynki e-mail służące aktywacji i
odzyskiwaniu dostępu, zabezpiecza urządzenia i niezwłocznie odbiera dostęp osobom, które go utraciły.
Użytkownik zachowuje w poufności hasło, linki aktywacyjne, sekret uwierzytelniacza i kody odzyskiwania.
Nie przekazuje ich wsparciu.
Pierwsze logowanie administratora obejmuje konfigurację 2FA i zmianę hasła startowego. Uprawniony
użytkownik może wyłączyć 2FA dla własnego konta po wymaganej weryfikacji; nie wyłącza w ten sposób
ochrony całej organizacji. Konta operatora platformy podlegają odrębnym obowiązkowym
zabezpieczeniom. Zapamiętanie urządzenia jest przeznaczone dla urządzenia pod kontrolą użytkownika i
obowiązuje najwyżej 30 dni, z możliwością wcześniejszego unieważnienia.
5 Ceny, faktury i płatność
Stawki, limity i warianty są określone w dokumencie 13 oraz potwierdzeniu zamówienia. W konfiguratorze
stawki dodatkowych modułów są cenami netto za osobę miesięcznie i mnoży się je przez zamówioną
liczbę miejsc N. Gotowy pakiet ma wskazaną łączną cenę, obejmującą wymienione w nim moduły. Ceny
podaje się w PLN netto. VAT jest doliczany, jeżeli wynika z obowiązujących Operatora przepisów. Przed
przyjęciem płatnego zamówienia Klient otrzymuje należną kwotę całkowitą i właściwą informację
podatkową. Nie są doliczane niezaakceptowane moduły lub zwiększenia limitu.
Abonament miesięczny jest rozliczany za miesiące kalendarzowe. Pierwszy niepełny miesiąc jest płatny
proporcjonalnie od dnia aktywacji do ostatniego dnia miesiąca, włącznie. Stawka dzienna to miesięczna
opłata podzielona przez liczbę dni tego miesiąca. Faktura jest wystawiana na początku okresu, a w
pierwszym okresie przy aktywacji. Termin zapłaty wynosi 14 dni od wystawienia. Faktury elektroniczne są
doręczane na kontakt rozliczeniowy z zamówienia, z uwzględnieniem ustawowego sposobu wystawiania
i odbioru, jeżeli ma zastosowanie.
Odnowienie oznacza dalsze świadczenie i powstanie kolejnej należności, a nie zgodę na automatyczne
obciążenie karty lub rachunku. Podstawowym sposobem płatności jest przelew według danych faktury.
Inny kanał może być udostępniony odrębnie i nie zmienia daty końca umowy ani kwoty bez akceptacji
Klienta.
6 Abonament miesięczny i rezygnacja
Płatna umowa miesięczna trwa na czas nieoznaczony i odnawia się na kolejne miesiące. Rezygnację
można zgłosić w każdym dniu w panelu albo na kontakt@clockit.pl z adresu osoby uprawnionej.
Zgłoszenie do 20. dnia miesiąca włącznie kończy umowę z ostatnim dniem tego miesiąca. Zgłoszenie od
21. dnia kończy ją z ostatnim dniem następnego miesiąca. Stosuje się czas Europe/Warsaw i moment
otrzymania zgłoszenia. Nie trzeba ponawiać go w kolejnym miesiącu.
W pierwszym niepełnym miesiącu aktywacji Klient może zakończyć usługę z końcem tego miesiąca,
zgłaszając rezygnację do jego ostatniego dnia włącznie. Od pierwszego pełnego miesiąca obowiązuje
reguła 20. dnia. Przy aktywacji pierwszego dnia miesiąca obowiązuje zwykła reguła.
Przed zatwierdzeniem rezygnacji panel pokazuje datę końca usługi i ostatni płatny okres. Przy rezygnacji
e-mailem Operator przekazuje takie potwierdzenie. Umowa działa i podlega opłacie do wskazanej daty, a
samo niekorzystanie lub odinstalowanie aplikacji jej nie wypowiada. Zgłoszenie 20 października kończy
umowę 31 października; zgłoszenie 21 października kończy ją 30 listopada. Zachowane są uprawnienia
do wcześniejszego rozwiązania wynikające z prawa i punktu 10.
7 Roczne zobowiązanie i przejście na abonament miesięczny
Wybrany gotowy pakiet roczny jest opłacany za 12 miesięcy z góry z rabatem 20% wobec jego ceny
miesięcznej. Okres obejmuje 12 pełnych miesięcy kalendarzowych od daty wskazanej w zamówieniu.
Przy aktywacji w trakcie miesiąca okres do jego końca jest odrębnie rozliczany proporcjonalnie według
zwykłej ceny miesięcznej; rok rozpoczyna się pierwszego dnia następnego miesiąca. Pierwsze
podsumowanie pokazuje odrębnie ten okres i pełną przedpłatę roczną. Przy aktywacji pierwszego dnia
miesiąca rok zaczyna się tego dnia.
Po zakończeniu opłaconego roku umowa przechodzi na abonament miesięczny w zwykłej cenie
miesięcznej zapisanej w zamówieniu rocznym. Nie jest odnawiana automatycznie na kolejny płatny rok.
Operator przypomina o końcu roku i cenie miesięcznej co najmniej 30 dni wcześniej. Jeżeli
przypomnienie zostanie wysłane później, Klient może odmówić przejścia na miesiące do końca
opłaconego roku. W zwykłym przypadku zgłoszenie rezygnacji do 20. dnia ostatniego miesiąca roku
kończy usługę z końcem tego roku; od 21. dnia kończy ją po pierwszym następującym miesiącu. W razie
późnego przypomnienia Klient zachowuje prawo odmowy do końca opłaconego roku.
Rezygnację z kontynuacji po roku można zapisać wcześniej, także zaraz po zakupie. Zwykła rezygnacja
nie skraca opłaconego zobowiązania rocznego i nie daje zwrotu za samo niewykorzystanie usługi.
Zachowane są ustawowe podstawy rozwiązania i zwrotu oraz zwrot za niewykonany okres, jeżeli umowa
zostaje prawidłowo rozwiązana wskutek naruszenia Operatora. Zmiana ceny przy przejściu na miesiące
wymaga procedury z punktu 11; brak wyraźnie przyjętej zmiany oznacza cenę miesięczną z pierwotnego
zamówienia.
8 Zmiana liczby miejsc i modułów
Zwiększenie zakresu wymaga akceptacji nowej ceny i daty. Działa od potwierdzonego uruchomienia, z
dopłatą za pozostałą część okresu i uwzględnieniem już opłaconego zakresu. Za dzień zwiększenia
nalicza się nowy zakres. W miesięcznym rozliczeniu dopłata to różnica miesięcznych cen pomnożona
przez stosunek pozostałych dni, włącznie z dniem zmiany, do wszystkich dni miesiąca.
Zmniejszenie zakresu zgłoszone do 20. dnia działa od pierwszego dnia następnego miesiąca; zgłoszone
później od pierwszego dnia kolejnego miesiąca po nim. W okresie rocznym obniżka działa po
zakończeniu opłaconego roku, bez jednostronnego zwrotu części przedpłaty. Zwiększenie rocznego
pakietu jest rozliczane jako różnica opłat rocznych z rabatem za część roku pozostałą do końca
zobowiązania; przyjęte podsumowanie wskazuje kwotę i sposób liczenia według dni całego opłaconego
roku. Dodatek spoza pakietu ma rabat roczny wyłącznie po wyraźnym wskazaniu w zamówieniu.
Przekroczenie limitu nie powoduje cichego przejścia na droższy plan. Wymaga zwiększenia limitu lub
usunięcia nadmiaru aktywnych przypisań. Archiwizacja użytkownika zwalnia miejsce do ponownego
wykorzystania, lecz sama nie obniża zamówionej liczby miejsc ani ceny wstecz.
9 Zaległość i ograniczenie dostępu
Brak zapłaty w terminie nie wyłącza automatycznie pracy. Operator przypomina o zaległości, a przed
ograniczeniem wysyła wezwanie z dodatkowym terminem co najmniej 7 dni, kwotą, sposobem zapłaty i
zapowiedzią skutku. Po jego bezskutecznym upływie może odwracalnie ograniczyć zwykłe korzystanie z
usługi, informując o dacie i przyczynie. Uprawniona osoba zachowuje uzgodniony bezpieczny kanał
odbioru istniejących danych i dostęp do rozliczeń; nie uzależnia się realizacji praw z RODO od spłaty
długu.
Za pełne dni całkowitego ograniczenia z powodu zaległości nie nalicza się nowej opłaty za świadczenie.
Opłata miesiąca zostaje skorygowana proporcjonalnie; przywrócenie w jego trakcie jest rozliczane za
pozostałe dni. Istniejąca należność i dopuszczalne prawem odsetki pozostają. Po 30 dniach takiego
ograniczenia Operator może rozwiązać umowę ze skutkiem niezwłocznym, przekazując oświadczenie
Klientowi. Po potwierdzeniu zapłaty albo uzgodnieniu spłaty przywraca dostęp bez zbędnej zwłoki,
najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych.
Ograniczenie dostępu nie oznacza usunięcia historii. Odbiór i usuwanie po końcu umowy podlegają
dokumentowi 08. Klient może przedstawić zastrzeżenia do faktury; rozpoznanie reklamacji i uzgodnienie
spłaty uwzględniają okoliczności sprawy. Operator nie narzuca dodatkowej opłaty za samo
odblokowanie.
10 Jakość, reklamacje i rozwiązanie z ważnej przyczyny
Operator usuwa błędy z należytą starannością i informuje o istotnych zakłóceniach oraz zaplanowanych
pracach, gdy można je przewidzieć. Usługa nie ma odrębnej gwarancji procentowej dostępności ani
gwarantowanego czasu odtworzenia. Nie wyłącza to odpowiedzialności za niewykonanie umowy. Przy
istotnej niedostępności z przyczyn leżących po stronie Operatora Klient może żądać proporcjonalnego
obniżenia opłaty za okres, w którym zamówione świadczenie nie było realizowane.
Reklamacje składa się na kontakt@clockit.pl, podając firmę, opis, daty i żądanie, bez haseł lub zbędnych
danych osób. Operator odpowiada w ciągu 14 dni od otrzymania. Jeżeli potrzebuje dodatkowych
informacji, wyjaśnia ich zakres; nie uchyla to terminów wynikających z bezwzględnie obowiązującego
prawa.
Każda strona może rozwiązać umowę z ważnej przyczyny. Przy istotnym naruszeniu możliwym do
naprawy najpierw wzywa drugą stronę do usunięcia skutków w terminie co najmniej 7 dni; pilne
zagrożenie bezpieczeństwa lub oczywiście bezprawne działanie uzasadniają odpowiednie
natychmiastowe zabezpieczenie. Operator ogranicza interwencję do niezbędnego zakresu i zachowuje
prawo odbioru danych. Niewykorzystana przedpłata jest zwracana w zakresie, w którym rozwiązanie
wynika z naruszenia Operatora lub obowiązku prawnego.
Strony odpowiadają na zasadach prawa polskiego, z uwzględnieniem związku przyczynowego i
własnego przyczynienia. Regulamin nie wprowadza limitu odpowiedzialności za ochronę danych do
jednej opłaty abonamentowej. Nie wyłącza szkody wyrządzonej umyślnie ani odpowiedzialności, której
nie można ograniczyć ustawowo.
11 Zmiany warunków i zakończenie
Operator może zmienić regulamin z powodu zmiany prawa, koniecznej zmiany technicznej lub
bezpieczeństwa, zmiany sposobu świadczenia albo oferty. Przekazuje treść, przyczynę i datę co najmniej
30 dni przed wejściem zmiany. Podwyżka lub istotnie niekorzystna zmiana nie działa wstecz, nie
obejmuje już opłaconego roku i umożliwia rezygnację przed jej wejściem bez dodatkowego okresu
wynikającego z 20. dnia. Skrócenie zawiadomienia jest dopuszczalne wyłącznie w niezbędnym zakresie
wymaganym prawem lub pilnym bezpieczeństwem i samo nie wprowadza podwyżki.
Po zakończeniu umowy obowiązują zasady zwrotu i usuwania z dokumentu 08, poufność, należne
rozliczenia i uprawnienia wynikające z prawa. Zmiana dokumentów nie stanowi zgody na nowe cele
przetwarzania lub rozszerzenie modułów. Do umowy stosuje się prawo polskie, a spory rozpoznaje sąd
właściwy według obowiązujących przepisów. Kontakt w sprawach umowy: kontakt@clockit.pl.
